Taitava tiedottaminen on urheiluseuran etu

Urheiluseuroissa valitetaan usein, ettei oma toiminta näy lehtien sivuilla tai muussa mediassa. Tämä johtuu yleensä siitä, että nämä seurat eivät anna kuulua itsestään. Jos seura hoitaa viestintänsä hyvin, sen muukin toiminta voi saada julkisuutta, uusia harrastajia, vapaaehtoistyöntekijöitä, yleisöä ja kenties lisää rahallista tukea!

Monet urheilukilpailut ja – tapahtumat pidetään iltaisin ja viikonloppuisin, ja silloin urheilutoimituksissa on kiire. Toimittajat koettavat saada urheilutapahtumien tulokset ja tapahtumat tuoreeltaan saman illan lähetykseen tai seuraavan aamun lehteen – ja tätä toivovat niin kisajärjestäjät, urheilijat kuin yleisökin.

”Urheilutulosten näkymistä seuraavan päivän lehdessä edesauttaa se, että järjestävä seura toimittaa ne toimitukseen. Tällöin urheilutoimittajan ei tarvitse soitella ympäri maakuntaa tai selailla seurojen verkkosivuja – varsinkaan päivittämättömiä. Tämän vuoksi kaikilla urheiluseuroilla tulisi olla tiedotusvastaava”, Keski-Uusimaa – lehden erikoistoimittaja Erkki Poutanen sanoo.

Kaikki tulokset ja tapahtumat eivät kuitenkaan mahdu lehteen; medioilla on oikeus valita ja päättää sisällöstään, sen uutisarvosta ja tärkeysjärjestyksestä. Mutta jos seura ei kerro tapahtumastaan ja sen tuloksista ulospäin, ei palstatilaakaan tule. Aina siis kannattaa yrittää.

Hyvä tiedottaminen alkaa suunnittelusta

Urheiluseuran kannattaa ajoissa miettiä, missä medioissa haluaa tapahtumansa olevan esillä – ja kertoa näille siitä jo hyvissä ajoin etukäteen, mielellään sähköpostilla. Tiedotusvastaavan yhteystiedot kannattaa liittää viestiin, ja muistutussoitto toimitukseen on myös hyvästä.

”Jos seuralla on verkkosivut, ne täytyy päivittää aina kun aihetta on. Nykyäänhän tiedonjanoisimmat hakevat tuoreet urheilutulokset suoraan järjestävän seuran sivuilta. Jos kyseessä on muu seuratoimintaan liittyvä viesti, kannattaa silloinkin sopia asiasta median kanssa erikseen”, Poutanen ohjeistaa.

Varsinkin paikallislehdet uutisoivat mielellään pienistäkin tapahtumista, joten aina kannattaa tiedottaa. Tulostietojen välittämisessä ei ole syytä viivytellä; mitä pikemmin, sen parempi. Valokuvista kannattaa sopia etukäteen erikseen; useimmat lehdet käyttävät mieluiten omia kuvaajiaan.

Aina ei ole kuitenkaan mahdollisuutta kirjoittaa ja lähettää tekstiä suoraan kentän laidalta. Silloin puhelinsoitto toimitukseen on hyvä, ainakin tulokset voi saada julkisuuteen.

”Jos mediaa lähestyy kirjoittamalla, tärkeintä on yksinkertaisuus. Toimittajan on helpompi muokata toimiva urheilu-uutinen lyhyistä ja ytimekkäistä faktoista kuin pitkistä ja seikkaperäisistä tarinoista, joissa perustiedot hukkuvat korulauseisiin ja suureen tekstimassaan”, Poutanen sanoo.

Mikäli seuran tiedottaja katsoo parhaaksi laatia kotiseutunsa lehdelle vaikkapa liuskan parin kuvauksen juuri päättyneestä tapahtumasta urheilijoiden kommenttien kanssa, kannattaa noudattaa uutisen kirjoittamisen periaatetta: tärkeimmät tiedot tekstin alkuun. Silloin toimittajan on helpompi lyhentää juttua lopusta kuin alkaa kirjoittaa sitä kokonaan alusta.

SLU:n Sporttikaupasta voi tilata julkaisusarjan, johon kuuluvat mm. Urheiluseuran mediaopas, juhlanjärjestäjän opas, mediaesiintymisopas ja kriisiviestintäohjeisto.

SLU:n jäsenjärjestöt ja niiden seurat saavat käyttää tekstiä lähteen mainiten: LUM 11/08, SLU.fi.