Urheilujärjestöjen arkistot kuntoon ennen luovutusta

Suomen Urheiluarkistosta löytyy ainutkertaisia dokumentteja. Suomen Olympiakomitean puheenjohtaja Ernst Krogius vaati päivää ennen Los Angelesin olympialaisia Suomen joukkuetta osallistumaan avajaisiin Nurmen kilpailukiellosta huolimatta.

Järjestöjen tulee huolehtia, että myös keskeisimmät sähköpostit ja kotisivujen toiminnallinen aineisto tulostetaan paperille ja arkistoidaan, opastaa Suomen Urheiluarkisto.

Suomen Urheiluarkistossa on yli 1 400 hyllymetriä urheilujärjestöjen, seurojen ja yksityishenkilöiden arkistoja. Olympiastadionilla, Suomen Urheilumuseosäätiön tiloissa sijaitsevassa Urheiluarkistossa käy vuosittain 600–800 järjestö- tai muita historiatietoja tarvitsevia asiakkaita. Lähes kaikki lajiliitot, lukuisat urheiluseurat ja henkilöt ovat luovuttaneet asiakirjansa Urheiluarkistoon. Vanhimmat urheiluseuran asiakirjat ovat vuodelta 1862.

Viime vuonna arkisto otti vastaan lähes 40 ja edellisvuonna 70 hyllymetriä uutta aineistoa. Järjestöjen puutteellisten arkistotilojen vuoksi Urheiluarkisto on joutunut vastaanottamaan jo 2000-luvunkin aineistoa. Keskusjärjestöiltä ja lajiliitoilta edellytetään alustavia toimenpiteitä ennen arkiston luovutusta. Pienemmät seura- ja henkilöarkistot otetaan vastaan järjestämättä.

Tärkeintä on ottaa ajoissa yhteyttä arkiston henkilökuntaan, jolloin selvitetään luovutettavan aineiston määrä, sisältö ja vuodet. Mikäli aineisto on toimistomapeissa tai reiällisissä, arkistokelvottomissa koteloissa, yleensä valkoinen Vinstock-kotelo, aineisto on siirrettävä arkistokelpoisiin koteloihin, joita tilataan Kotelotyö nimisestä yrityksestä www.kotelotyo.fi

Kotelotyyppien hankinnasta ja käytöstä Urheiluarkisto antaa lisätietoja.

Järjestöjen tulee huolehtia, että keskeisimmät sähköpostit ja kotisivujen toiminnallinen aineisto, kuten tulokset, tiedotteet ja järjestölehdet, tulostetaan paperille. Sähköiset välineet eivät sovellu pysyvään säilytykseen. Arkisto ottaa vastaan pysyvästi säilytettävät asiakirjat, joista keskeisimpiä ovat pöytäkirjat liitteineen, toimintakertomukset, lähteneet kirjeet ja tiedotteet, toimenpiteitä aiheuttaneet saapuneet kirjeet, tilinpäätösasiakirjat, henkilö- ja tulosluettelot, järjestetyt arvokilpailut, säännöt ja yhdistysrekisteriasiakirjat sekä oman järjestön tuottamat painotuotteet.

Edellä mainittujen ja muiden asiakirjaryhmien arkistoaineisto on järjestettävä ennen luovutusta; kukin kokonaisuus omiin koteloihinsa ylimääräiset kappaleet poistaen. Samalla aineistosta on poistettava liittimet eli klemmarit, muovitaskut ja kalvot, jotka ajan kuluessa vahingoittavat asiakirjoja. Mikäli kalvojen sisältämää informaatiota ei ole muualla, niistä on otettava paperikopiot. Arkistokotelojen päätyyn, 10 cm yläreunasta kirjoitetaan selvästi lyijykynällä järjestön nimi, 10 cm alareunasta kirjoitetaan asiakirjaryhmän nimi ja alareunaan vuosiluvut.

Useita urheilujärjestöjä on jo oheistettu noudattamaan näitä ohjeita. Muutaman järjestön työntekijöitä on ollut Urheiluarkistossa avustamassa aineistojensa järjestämistä, mikäli se ei luovutettaessa ole ollut asianmukaisessa kunnossa.

Arkistointi on keskeinen osa urheilujärjestön arkipäivää, mikä turvaa järjestö- ja lajitiedon löytymisen järjestöväelle ja muille tarvitsijoille myös tulevaisuudessa. Keskusjärjestöjen ja lajiliittojen toivotaan tiedottavan myös alueorganisaatioilleen ja jäsenseuroilleen Urheiluarkiston toiminnasta. Arkiston henkilökunta antaa mielellään ohjeita ja koulutusta. Lisätietoja löytyy nettisivuilta www.urheiluarkisto.fi Sivujen hakukoneelta näkyvät myös perustiedot 1 817 urheiluseuran, 309 järjestön ja 258 henkilön arkistoista. Eri järjestöjen arkistoluetteloita on nettisivuille siirretty tähän mennessä 137.

Teksti: Suomen Urheiluarkisto, osastojohtaja Heli Yrjänäinen ja tutkija Ossi Viita.