Rekisterin tietosisältö
 |
Yhdistyksen rekisteriin saa tallentaa vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia eli jotka välittömästi liittyvät urheiluun. Arkaluonteisia tietoja (esim. rotu, poliittinen vakaumus, rikokset, seksuaalinen suuntautuminen) ei saa kerätä muutoin kuin asianomaisen nimenomaisella suostumuksella. Rekisteri ei saa sisältönsä vuoksi vaarantaa rekisteröidyn yksityisyyden suojaa. Käytännössä se tarkoittaa, että rekisteriin voi luottavaisin mielin merkitä ainakin henkilön nimen, osoitteen, puhelinnumeron, arvon tai ammatin, iän, sukupuolen ja äidinkielen. Alaikäisten kohdalle henkilörekisteriin on perusteltua laittaa myös huoltajan nimi ja puhelinnumero.
Doping- ja muut urheiluun liittyvät rangaistukset pitää lajin kilpailu- ja toimintasääntöjen mukaan kirjata, koska ne vaikuttavat tulevaan rangaistukseen, jos urheilija uudestaan rikkoo esimerkiksi dopingsääntöjä. Merkinnät ovat urheilun sääntöjen mukaisia ja siten urheiluun tavanomaisesti kuuluvia, koska niitä käytetään välittömästi urheiluun liittyviin tarkoituksiin. Tietoja ei kuitenkaan saa milloinkaan luovuttaa ulkopuolisille.
Vaikka doping- ja muut urheiluun liittyvät rangaistukset ovatkin tavanomaisia, on urheilijasopimuksissa ja vastaavissa syytä mainita, että urheilija antaa luvan itseään koskevien ko. tietojen käsittelyyn. Myöhemmin arkaluontoiset tiedot on siirrettävä arkistoon heti, kun tiedoilla ei enää ole urheilun sääntöihin perustuvaa käyttöä. Esimerkiksi kausi päättyy tai urheilija lopettaa uransa.
Vakuutusasioissa henkilötunnuksen käyttö on välttämätöntä. Muutoin henkilötunnuksen tallentamista kannattaa välttää.
Henkilötietolakia ei sovelleta henkilörekistereihin, jotka sisältävät vain tiedotusvälineessä julkaistua aineistoa sellaisenaan. Leikearkiston pitäminen on siis mahdollista, mutta tietojen edelleen käsittely on sallittu vain, jos henkilörekisterin pitämisen yleiset edellytykset täyttyvät.