Kirjanpidon perusperiaatteet
 |
Kirjanpitolain mukaan yhdistykset ja säätiöt ovat aina kirjanpitovelvollisia. Lisäksi yhdistys- ja säätiölaissa on omat mainintansa kirjanpidon laatimisvelvollisuudesta.
Kirjanpitolakia on muutettu vuodenvaihteessa 2005. Muutoksen taustalla on ollut lain tarkistaminen kansainvälisen tilinpäätöskäytännön kehitystä vastaavasti, mutta myös kotimaisiin muutostarpeisiin perustuvat teknisluontoiset tarkistukset. Muutoksista mainittakoon tilinpäätöstä ja toimintakertomusta koskevien säännösten tarkistaminen ja pienen kirjanpitovelvollisen määrittävien raja-arvojen korottaminen.
Suoriteperusteisuus
Kirjanpidon perusperiaatteisiin kuuluu suoriteperusteisuus. Suoriteperusteisuuden mukaan tapahtumat kirjataan kirjanpitoon jo niiden syntyvaiheessa. Meno kirjataan tavaran tai palvelun vastaanottohetkellä ja tulo suoritteen luovutushetkellä. Maksusuoritus tapahtuu ja rekisteröityy kirjanpitoon erillisenä tapahtumana vasta myöhemmin.
Kirjanpitolain mukaan menot ja tulot voidaan tilikauden aikana kirjata myös maksuperusteisesti eli silloin, kun maksu tapahtuu. Tällöin on kuitenkin myyntisaamiset ja ostovelat voitava jatkuvasti selvittää. Viimeistään tilinpäätökseen on kirjattava kaikki saamiset ja velat.
Yleistä on suorite- ja maksuperusteen yhteiskäyttö. Tällöin säännölliset ns. toistuvaissuoritukset (esim. sähkö-, puhelin- ja vuokramenot) kirjataan maksuperusteen mukaan ja muut menot suoriteperusteen mukaan. Suoriteperusteisuus antaa paremmat mahdollisuudet tilikauden aikaiseen tulojen ja menojen seuraamiseen, talousarviovertailuun ja myös lopullisen tuloksen realistiseen ennakointiin.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen
Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on kirjanpitolaissa omat säädöksensä. Aineiston säilyttämisaika on joko 6 tai 10 vuotta.
Kymmenen (10) vuoden säilytysaika
- kirjanpitokirjat (mm. tasekirja, tase-erittelyt) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo (tilikartta) on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.
Kuuden (6) vuoden säilytysaika
- tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin edellä mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kirjanpitoaineisto tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää myös koneellisella tietovälineellä Kauppa- ja teollisuusministeriön menettelytapaohjeiden mukaisesti.
Velvollisuus toimittaa tilinpäätösasiakirjat viranomaisille
Yleishyödyllisellä yhdistyksellä ei ole yritystoimintaan verrattavaa velvoitetta tilinpäätösasiakirjojen toimittamisesta viranomaisille. Jos yhdistys kuitenkin harjoittaa liiketoimintaa, on sen tietyin edellytyksin toimitettava jäljennös tilinpäätöksestä patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriosastolle. Säätiön on sen sijaan säätiölain mukaan toimitettava patentti- ja rekisterihallitukselle (säätiörekisteriin) jäljennökset tilinpäätösasiakirjoista kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Valtionavustusta saaville järjestöille on avustuksen myöntäjän toimesta annettu ohjeita kirjanpidon järjestämisestä ja tilinpäätöksestä sekä tilinpäätösinformaation toimittamisesta avustuksen myöntäjälle. Myös kaupungilla/kunnalla on omat ohjeensa kaupungin-/kunnanavustusta saavien seurojen tilinpäätöksen ja talousarvion toimittamisesta tiedoksi avustuksen myöntäjälle.
Liiketoimintaa harjoittavan on tehtävä myös veroilmoitus. Mikäli yleishyödyllinen yhteisö on saanut verohuojennuksen hakemastaan liiketoiminnan tuloksesta, on veroilmoitus ehdottomasti muistettava jättää. Muutoinkin yhdistyksen kannattaa nykyisten verolakien ja tulkintojen puitteissa jättää veroilmoitus tilikauden toiminnastaan. Näin on mahdollisuus saada verottajalta vahvistus, ettei yhdistyksen toiminta ole verotettavaa toimintaa, jolloin myös vältetään mahdollinen jälkiverotus taannehtivasti useammalta vuodelta. Veroilmoituksen jättöaika on yleensä vuosittain huhtikuun loppuun mennessä (jos tilikausi = kalenterivuosi).