Palkkakirjanpito

Palkkalaskentaan liittyvät toimet ovat tärkeä osa taloushallintoa. Palkanlaskenta on kirjanpitolain ja verotuksen kautta säänneltyä toimintaa. Ennakkoperintälain ja -asetuksen mukaan kirjanpitovelvollisen suorituksen maksajan on pidettävä suorituksista palkkakirjanpitoa.  Muun suorituksen maksajan (satunnainen työnantaja) on tehtävä muistiinpanot, joista käy selville tilillepanokortilla ja vuosi-ilmoituksella vaaditut tiedot. Ennakkoperintäasetus antaa tarkemmat ohjeet palkkakirjanpidon järjestämisestä.

Ennakonpidätys ja sosiaaliturvamaksu maksetaan verovirastolle palkanmaksua seuraavan kuukauden 10. päivänä. Toimitettu ennakonpidätys kirjataan palkanmaksun yhteydessä kirjanpitoon omalle velkatililleen. Kun ennakonpidätys maksetaan (tilitetään valtiolle), on kyseessä kirjanpidollisesti velan maksu. Sosiaaliturvamaksu voidaan tilikauden aikana kirjata joko suorite- tai maksuperusteella. Selvintä on käyttää suoriteperustetta, jolloin sosiaaliturvamaksu kirjataan kirjanpitoon palkanmaksun yhteydessä kuluksi ja vastaavasti velaksi. Kun sosiaaliturvamaksu yhdessä toimitetun ennakonpidätyksen kanssa maksetaan, kyseessä on vastaavasti velan maksu.

Palkanmaksuun liittyy myös muiden työnantajamaksujen hoitaminen. Työnantaja maksaa lakisääteisen tapaturmavakuutuksen, työttömyysvakuutuksen ja ryhmähenkivakuutuksen maksut sekä työeläkevakuutusmaksut vakuutusyhtiölle. 

Vakuutusyhtiölle suoritettavat maksut ovat ns. bruttomääräisiä eli sisältävät myös työntekijöiden TyEL -vakuutuksen ja työttömyysvakuutuksen omavastuuosuudet.  Nämä työntekijän maksuosuudet työnantaja vähentää palkasta kuukausittain palkanmaksun yhteydessä.

Tapaturma-, työttömyys- ja ryhmähenkivakuutusmaksut sekä työeläkemaksut kirjataan kirjanpitoon omille kulutileilleen. Työntekijöiden omavastuuosuudet, jotka työnantaja vähentää palkasta palkanmaksun yhteydessä, kirjataan sosiaalivakuutustilien ryhmään hyvityksiksi.

Toteutuneiden kulujen seurannan ja budjettivertailun tehostamiseksi voidaan sosiaalivakuutusmaksut kirjata kuluksi (jaksottaa) kuukausittain laskennallisina erinä, jolloin ne kirjataan siirtovelkoihin.  Kun todelliset vakuutusmaksut maksetaan vuosittain kahtena, kolmena tai neljänä eränä, kyseessä on siirtovelan maksu. Tilinpäätösvaiheessa suoritetaan täsmäys ja tuloslaskelmaan tulee todelliset sosiaalivakuutuskulut ja ero vakuutusyhtiön perimiin ennakkomaksuihin on joko siirtovelkaa (maksut olleet liian pienet) tai siirtosaamisia (maksut olleet liian suuret).

Kirjanpidon osat

Ennakkoperintälain ja -asetuksen mukaan kirjanpitovelvollisen suorituksen maksajan kuten urheiluseuran on pidettävä maksamistaan suorituksista palkkakirjanpitoa.  Muun suorituksen maksajan on tehtävä muistiinpanot. Palkkakirjanpito koostuu palkkakortista, palkkalistasta, tilimerkinnöistä, vuosi-ilmoituksesta, valvontailmoituksesta, suorituksen saajan tositteesta, työnantajasuoritusten tilisiirtolomakkeesta ja oma-aloitteisten verojen tilisiirtolomakkeesta.